Zásady ochrany osobních údajů

1. Kdo je správce

Správcem osobních údajů popsaných v těchto zásadách je Loops Collective s.r.o., IČO 29932386, se sídlem Příčná 1892/4, Nové Město, 110 00 Praha 1, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, oddíl C, vložka 454220 – provozovatel služby Kaen.

S čímkoliv ohledně osobních údajů se ozvěte na hello@kaen.cz. Pověřence pro ochranu osobních údajů jsme nejmenovali, nemáme tu povinnost.

Tyto zásady se netýkají údajů, které zpracováváme pro zákazníka. Když analyzujeme jeho analytická a produktová data, je správcem zákazník a my jsme zpracovatel – ten vztah upravují Podmínky zpracování osobních údajů (DPA).

2. Co zpracováváme a proč

Když navštívíte kaen.cz

• Údaje: zobrazené stránky, odkud jste přišli, přibližná poloha odvozená z IP adresy, typ zařízení a prohlížeče, pseudonymní identifikátor uložený v local storage nebo cookie a nahrávka relace (kliknutí, scrollování a pohyb myši) na našich vlastních stránkách.
• Proč: abychom web udrželi v chodu a bezpečný a věděli, co na něm funguje.
• Právní základ: náš oprávněný zájem na provozu a zlepšování vlastního webu (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR) a váš souhlas u cookies, které nejsou nezbytné (§ 89 odst. 3 zákona č. 127/2005 Sb.). Viz Cookies.
• Doba uložení: po dobu, kterou drží náš analytický nástroj v aktuálním tarifu, dnes nejdéle 12 měsíců u nahrávek a déle u agregovaných statistik.

Když na web přijdete z naší reklamy

• Údaje: pseudonymní identifikátor v cookie (_fbp, _fbc, _gcl_au), zobrazené stránky a co na nich uděláte, například registraci, domluvení dema nebo platbu.
• Proč: abychom věděli, které naše reklamy na Facebooku, Instagramu a v Googlu přivádějí zákazníky, a mohli reklamu na Facebooku a Instagramu znovu ukázat lidem, kteří kaen.cz navštívili.
• Právní základ: váš souhlas (čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR a § 89 odst. 3 zákona č. 127/2005 Sb.), udělený v cookie liště, kde ho můžete kdykoli odvolat.
• Doba uložení: cookies vyprší po 90 dnech; Meta a Google data uchovávají podle svých podmínek.

Když poptáte audit nebo si domluvíte demo

• Údaje: pracovní e-mail, adresa webu, kterou zadáte, co chcete zlepšit, kdo je vaše cílovka a cokoliv dalšího, co nám napíšete; termín a obsah schůzky.
• Proč: abychom odpověděli, připravili audit nebo hovor a navázali na něj.
• Právní základ: jednání o smlouvě na vaši žádost (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR) a náš oprávněný zájem na vyřízení poptávky (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR).
• Doba uložení: 24 měsíců od posledního kontaktu, pokud nenásleduje smlouva.

Když se stanete zákazníkem

• Údaje: kontaktní údaje lidí, se kterými spolupracujeme (jméno, pracovní e-mail, telefon, role), fakturační údaje, záznamy o platbách a obsah komunikace včetně sdíleného kanálu ve Slacku nebo Basecampu.
• Proč: abychom službu dodali, vyfakturovali a vedli zákonem předepsané doklady.
• Právní základ: plnění smlouvy (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR), plnění právních povinností v účetnictví a daních (čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR) a oprávněný zájem na obraně právních nároků (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR).
• Doba uložení: po dobu smlouvy a následně 3 roky; účetní a daňové doklady po zákonnou dobu (až 10 let).

Když vám posíláme e-maily

• Údaje: e-mailová adresa, údaje o doručení a otevření.
• Proč: abychom poslali, co jste si vyžádali (report, odpověď), a občas novinky o službě Kaen.
• Právní základ: plnění smlouvy, váš souhlas, nebo oprávněný zájem na nabídce obdobné služby stávajícímu zákazníkovi. V každém e-mailu je odkaz na odhlášení a odhlášení platí okamžitě.
• Doba uložení: do odhlášení, pak už jen záznam o samotném odhlášení.

3. Odkud údaje máme

Zpravidla od vás. Můžeme použít i veřejné zdroje (obchodní rejstřík, veřejný web, LinkedIn), když se připravujeme na hovor nebo ověřujeme fakturační údaj.

Poptávky nám také předává Trust Tornado (provozuje Radek Šnajdr, IČO 04771761), pokud si u něj vyžádáte audit a souhlasíte, že vás oslovíme. Trust Tornado je pro svou službu samostatným správcem; údaje, které nám předá, spravujeme dál my.

4. Komu je předáváme

Osobní údaje neprodáváme. Předáváme je dodavatelům, kteří je zpracovávají pro nás – hosting, databáze, e-maily, platby, komunikace a AI analýza – a dále účetní a právním či daňovým poradcům. Dodavatele najdete v seznamu subdodavatelů včetně účelu, lokality a záruk.

Údaje o návštěvách kaen.cz putují do analytických a reklamních nástrojů popsaných v zásadách cookies: PostHog (EU cloud) a Google Ireland Limited (Google Analytics, Google Tag Manager, Google Ads) je zpracovávají pro nás. U Meta Pixelu je Meta Platforms Ireland Limited naším společným správcem pro sběr údajů na našem webu a jejich předání Metě a samostatným správcem pro to, co s nimi dělá dál.

Pokud dodavatel zpracovává údaje mimo EU, je předání kryto standardními smluvními doložkami Evropské komise nebo rozhodnutím o odpovídající ochraně.

5. Automatizované rozhodování a AI

K analýze dat a přípravě nálezů používáme velké jazykové modely. Výsledek je návrh, který před odesláním prochází kontrolou člověka. Neděláme automatizované rozhodnutí, které by pro vás mělo právní účinky nebo se vás obdobně významně dotýkalo ve smyslu čl. 22 GDPR. Podle podmínek našeho dodavatele se vstupy nepoužívají k trénování modelů.

6. Vaše práva

Podle GDPR nás můžete požádat, abychom:

• vám sdělili, jaké údaje o vás máme, a dali vám jejich kopii (čl. 15);
• je opravili, pokud jsou nesprávné (čl. 16);
• je vymazali, pokud už nemáme důvod je držet (čl. 17);
• zpracování omezili, případně můžete vznést námitku proti zpracování z oprávněného zájmu (čl. 18 a 21);
• údaje, které jste nám dali, předali jinému poskytovateli (čl. 20);
• respektovali odvolání souhlasu s účinky do budoucna (čl. 7 odst. 3).

Napište na hello@kaen.cz. Odpovíme do jednoho měsíce; u složité žádosti můžeme lhůtu prodloužit o dva měsíce a dáme vám vědět.

Stížnost můžete podat také u Úřadu pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, uoou.cz.

7. Zabezpečení

Data jsou u našich dodavatelů šifrovaná při přenosu i uložení. Přístup má jen ten, kdo ho potřebuje, chráněný dvoufaktorovým ověřením tam, kde to nástroj umí, a k systémům zákazníků používáme přístup pouze pro čtení, kdykoliv to stačí. Zápisový přístup používáme jen tam, kde nám ho zákazník udělí k nastavení měření nebo k nasazení změn, které schválil. Dodavatele a přístupová práva pravidelně procházíme.

8. Změny

Tyto zásady můžeme aktualizovat, například při změně služby nebo dodavatele. Aktuální verze je vždy na kaen.cz/ochrana-osobnich-udaju s číslem verze a datem účinnosti. Podstatné změny týkající se zákazníků oznámíme e-mailem.

Tyto zásady jsou zveřejněny v angličtině a v češtině. V případě rozporu má přednost anglická verze.